„2/2021. számú felhívás önkéntes csatlakozás lehetőségének részbeni újranyitása*”

Tisztelt Érintett Szervezetek!

Ezúton tájékoztatjuk Önöket, hogy a Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt. a 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet 1. § (2) bekezdés e) pont eb) alpontja szerinti keretmegállapodáshoz történő önkéntes csatlakozásról szóló 2/2021. számú felhívásban rögzített alábbi keretmegállapodás esetében az önkéntes csatlakozás lehetőségét újra megnyitotta:

  • A 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet hatálya alá tartozó érintett szervezeteknél meglévő IBM szoftverlicencekhez kapcsolódó emelt szintű konzultációs és gyártói – vagy azzal egyenértékű – terméktámogatási szolgáltatások (ISUP21).

A DKÜ Zrt. a keretmegállapodáshoz történő önkéntes csatlakozás lehetőségét a keretmegállapodás megkötésére irányuló közbeszerzési eljárás megindításáról szóló külön tájékoztatás közzétételéig folyamatosan biztosítja. Felhívjuk a figyelmet, hogy azon gazdasági szereplőknek, akik a 2021. április 23. napján közzétett felhívás alapján már korábban csatlakoztak a fent nevezett keretmegállapodáshoz, ismételt csatlakozási szándékukat már nem szükséges jelezni!

További információkért kérjük a https://dkuzrt.hu/ és a https://kozbeszerzes.dkuzrt.hu/ weboldalakat figyelemmel kísérni szíveskedjenek.

Az érdeklődő szervezetek az önkéntes csatlakozással kapcsolatos kérdéseiket az info@dkuzrt.hu címre küldhetik.

Tisztelettel:

Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt.

*A fenti tájékoztatás a www.dkuzrt.hu és a https://kozbeszerzes.dkuzrt.hu/ honlapokon jelent meg 2022.02.01. napján.

 

 

” I.Tájékoztató az egyes keretmegállapodások igénybevétele esetén fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díjjal kapcsolatban”

Tisztelt Érintett Szervezetek!

Tájékoztatjuk Önöket, hogy a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2021. január 1. napján hatályba lépett módosításával összefüggésben 2021. február 8. napján „Tájékoztatás a szoftverlicenc-gazdálkodási díjakkal kapcsolatban” címmel információkat tett közzé.

A közzétett információkat – a jogszabályváltozásból eredő kötelezettségek teljesítésének elősegítése érdekében – az alábbi gyakorlati kérdésekkel és válaszokkal kívánjuk kiegészíteni.

  1. Melyek jelenleg a szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettséggel érintett keretmegállapodások?

A Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése alapján szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettség áll fenn az alábbi keretmegállapodásokból történő beszerzések esetén:

  • EKM01MSLIC20azonosítójú „Egyedi keretmegállapodás a KIFÜ részére Microsoft oktatási szoftverlicencek beszerzése céljából” tárgyú;
  • DKM01SAS20azonosítójú „Meglévő SAS szoftverlicencek megújítása, bővítése, kiegészítése, valamint terméktámogatási szolgáltatások biztosítása” tárgyú;
  • DKM01OSUP20azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencekhez kapcsolódó gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  • DKM01ISUP20azonosítójú „Meglévő IBM szoftverlicencekhez kapcsolódó emelt szintű konzultációs és gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  • DKM01OLIC20azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01MLIC20azonosítójú „Meglévő Micro Focus szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01SLIC20 azonosítójú„Meglévő SAP szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01VLIC20azonosítójú „Meglévő VMware szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01ILIC20azonosítójú „Meglévő IBM szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01DMS21azonosítójú „DMS ONE licencek és kapcsolódó szolgáltatások” tárgyú.

A szoftverlicenc-gazdálkodási díj a szoftverlicencek beszerzése mellett a licenckövetési és a licenctámogatási szolgáltatások beszerzése esetén is fizetendő.

  1. Mely időponttól kezdődően áll fenn a szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettség?

A szoftverlicenc-gazdálkodási díjat az 1. pontban hivatkozott keretmegállapodásoknak vagy azok módosításának a Digitális Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: DKR) történő közzétételét követően megindított beszerzések vonatkozásában szükséges megfizetni.

  1. Hogyan fizeti meg az érintett szervezet a szoftverlicenc-gazdálkodási díjat?

Az érintett szervezet a szállítón keresztül fizeti meg a szoftverlicenc-gazdálkodási díjat. A fizetendő díjat a szállító, az általa kiállított számlán külön tételként szerepelteti.

  1. Mekkora a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke?

Az érintett szervezet részéről fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékének meghatározása aszerint történik, hogy Magyarországon érvényes gyártói listaár rendelkezésre áll-e. A DKÜ Zrt.-nek jelenleg nem állnak rendelkezésére olyan gyártói listaárak, illetve olyan, „a beszerzési eljárás megindítását megelőző 2 éven belül igazoltan elért, szerződött és érvényesített kedvezmény”-re vonatkozó adatok, amelyek alapján a fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke meghatározható lenne.

Erre tekintettel – a Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése alapján – a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékének meghatározása az alábbiak szerint történik.

  • A szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékeközvetlen megrendelés esetén megegyezik az adott keretmegállapodás adatlapján rögzített „Közbeszerzési díj közvetlen megrendelés esetén” mezőben megállapított, fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.
  • A szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékeverseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció esetén megegyezik az adott keretmegállapodás adatlapján rögzített, a „Közbeszerzési díj verseny újranyitás esetén” mezőben megállapított, fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.
  • Amennyiben az ajánlatkérő nevében a DKÜ Zrt. jár el,a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke megegyezik a fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.
  1. Mi a szoftverlicenc-gazdálkodási díj alapja?

díj alapja a visszaigazolt közvetlen megrendelés nettó ellenértéke, verseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció, illetve a DKÜ Zrt. eljárása esetén pedig az eljárás eredményeként létrejött egyedi visszterhes szerződés nettó ellenértéke.

Mind a DKÜ Zrt., mind a Korm. rendelet hatálya alá tartozó és az önként csatlakozó szervezetek közös érdeke, hogy elérhetőek legyenek azok a Magyarországon érvényes, kedvezményekkel nem csökkentett gyártói listaárak, amelyek alapján áttekinthetővé válnak a gyártók által biztosított kedvezmények, melynek eredményeként az érintett szervezetek minél nagyobb kedvezmény realizálhatnak.

Ezért, amennyiben az érintett szervezet rendelkezésére áll a beszerzési eljárás megindítását megelőző két éven belül általa elért, szerződött és érvényesített kedvezményt alátámasztó dokumentum vagy egyéb igazolás (pl. szerződés és az ahhoz tartozó, Magyarországon érvényes, kedvezményekkel nem csökkentett gyártói listaár dokumentuma), úgy azt az érintett szervezetnek már a beszerzési igény bejelentésekor fel kell töltenie a DKÜ Portálra és azt meg kell küldenie a kmsupport@dkuzrt.hu e-mail címre is.

Felhívjuk a figyelmet arra, hogy csak azon árlista vehető figyelembe a Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése szerinti „gyártói listaárként”, amely alkalmas az érintett szervezet által azonos tárgyban a beszerzési eljárás megindítását megelőző két éven belül igazoltan elért, szerződött és érvényesített kedvezmény mérték tételes alátámasztására.

Ahol a gyártói listaárak szektoronként léteznek (pl. oktatási, kormányzati, vállalati szektorba sorolt licencek), ott az adott érintett szervezetnek a rá vonatkozó szektor gyártói listaárát kell alkalmazni. A kedvezményt a gyártói listaár és az egyedi szerződésben szereplő, azaz a keretmegállapodás második részében megajánlott és szerződött ár alapján kell meghatározni.

Általánosságban rögzíthető, hogy nem minősülnek gyártói listaárnak az alábbiak:

  • az előzetes piaci konzultáció eredményeként a benyújtott indikatív ajánlat részeként az érintett szervezet birtokába jutott árlista (ideértve az ennek során beárazott termék- és árlistát is),
  • az adott keretmegállapodás részét képező termék- és árlista.

Tájékoztatjuk, hogy a jelen dokumentum megtalálható DKR-ben (https://kozbeszerzes.dkuzrt.hu/) az érintett keretmegállapodások adatlapján is.

Az esetlegesen felmerülő kérdéseikkel forduljanak bizalommal kollégáinkhoz, a kmsupport@dkuzrt.hu címen, vagy látogassák meg honlapunkat a https://dkuzrt.hu/ címen és tájékozódjanak a GYIK menüpontban!

Együttműködésüket ezúton is köszönjük!

Tisztelettel:

Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt.

*A fenti tájékoztatás a www.dkuzrt.hu honlapján jelent meg 2021.

 

A szoftverlicenc-gazdálkodás kihívásai a hazai közigazgatásban

Dr. Prisznyák Szabolcs

informatikai főosztályvezető

Nemzeti Adó- és Vámhivatal

A cikk első publikációja: Biztonságtudományi szemle 2021. III. évf. 3. szám

 

Absztrakt

Publikációm témája a szoftverlicenc-gazdálkodás jelenlegi helyzete, fejlesztési lehetőségei a hazai közigazgatásban. A téma különös jelentőségét, aktualitását kiemeli, hogy 2021-ben jogszabálymódosítás következtében a kormányzati szakpolitika is előtérbe helyezi a közigazgatási szervezetek hatékony szoftverlicenc-gazdálkodását.
Kutatásomban arra kerestem a választ, hogy a közigazgatásban a szoftverlicenc-gazdálkodás milyen érettségi szinten van, hogy célszerű kialakítani a szervezeti, szabályozási rendszerét, folyamatait, továbbá, hogy milyen speciális követelményeket kell érvényesíteni a tevékenységet támogató informatikai rendszerre vonatkozóan.

Kulcsszavak

szoftverlicenc-gazdálkodás, érettségi szint, folyamat, nyilvántartás, közigazgatás

BEVEZETÉS

Mindannyian tapasztaljuk, hogy modern technológia, informatika nélkül ma már szinte egyetlen mikróvállalkozás sem tud működni. A nagyobb szervezeteknél pedig az informatika – korábbi támogató, kiszolgáló szerepéből kilépve, – ma már a szervezeti stratégia megvalósításának alapvető pillére [1, p. 78]. A versenyszféra mellett nincs ez másként a közigazgatásban sem, fontos kormányzati cél a szolgáltató állam kialakítása, a digitális köz-szolgáltatások szerepének növelése. „A közigazgatás egyik lényeges újítása az Elektronikus támogatások fejlesztése (Digitális Állam felépítése) program megvalósítása.” [2, p. 274] Fentiekből következően a közigazgatási szervezeteknél is egyre inkább kiemelt szerepe van az informatika fejlődésének.
Az ezredforduló éveiben „A szoftver éhség a vezetés részéről is egyre határozottabban jelenik meg, tényleges vezetői irányító megoldások igényében, döntése előkészítést támogató automatikus adatszolgáltatásban.” [3, p. 30]. Napjainkra nagyon széles az alkalmazott szoftverek köre, megjelennek az operációs rendszerek, az adatbáziskezelők, az irodai munkát, a csoportmunkát támogató rendszerek, térinformatikai, vállalatirányítási megoldások, valamint sok más további termék mellett – napjainkban kiemelt jelentőséggel – a videókommunikációs alkalmazások. Ezen – úgynevezett dobozos termékek mellett – a speciális szaktevékenységek informatikai támogatását egyedileg fejlesztett megoldásokkal valósítják meg. A közigazgatási szervezetek napjainkra széleskörű szoftver porfólióval rendelkeznek, amelyek értéke – a szervezet feladatkörétől, méretétől függően – akár a több tízmilliárd forintot is elérheti. A szoftverlicencek nyilvántartására azonos jogszabályok vonatkoznak, mint más javakra. Ezek a nyilvántartások azonban nem tartalmaznak valamennyi adatot az egyes termékek használatának lehetőségeivel, szabályaival kapcsolatosan. Ezt fokozza, hogy az egyes gyártók szabályrendszere egymástól jelentősen eltérő. Ebből következően a szoftverlicencek nyilvántartása, életciklusa során történő kezelése speciális folyamatokat, eljárásrendet, szabályozást és szakértelmet igényel.
A közigazgatási informatika fejlődését támasztja alá a Központi Statisztikai hivatal mérése is, hiszen 2010-2020 között közel duplájára emelkedett az elektronikus közszolgáltatásokat igénybe vevő felhasználók aránya [4]. Magyarország saját költségvetésből és az Európai Unió által biztosított alapok felhasználásával jelentős forrásokat (az Európai Szociális Alapból 2021. április 30-ig több, mint 892 millió Euro) fordított a közigazgatás fejlesztésére, ennek meghatározó része a digitalizációt, az állampolgárok által elérhető szolgáltatások számának növelését, minőségének bővítését szolgálja [5, pp. 77-78.]. Az elektronikus közszolgáltatások folyamatos fejlesztéséhez, funkcionalitásának bővítéséhez elen-gedhetetlen a közigazgatási szervezetek által – a háttérben – működtetett informatikai rend-szerek – eszközök, rendelkezésre állást biztosító infrastruktúra és szoftverek – ciklikus meg-újítása, bővítése. Ebből következően az alkalmazott szoftverek, valamint a működtetésükhöz szükséges gyártói támogatások (support) mennyisége, ezzel együtt értéke is folyamatosan növekedik. A dinamikusan növekvő szoftvervagyon megköveteli ezen érték professzionális megoldással történő kezelését.
A szoftverlicenc-gazdálkodás az utóbbi években azon informatikához köthető egyik újszerű feladat, ami -a digitalizáció, a mesterséges intelligencia, a robotizáció, az adatvagyon gazdálkodás mellett – egyre fontosabb szerepet tölt be a vállalatok működésben. Az új feladatok a korábbi – elsősorban technológiai szemléletű kompetenciát kiszélesítve – a szervezetek több szakterületét átfogó komplexebb látásmódot igényelnek. Ezen új kihívások egyike a szoftverlicenc-gazdálkodás, amely a közigazgatási szervezeteknél – azok működésének szabályrendszere, ebből következő sajátosságai, valamint a versenypiaci szereplőktől eltérő gazdálkodása okán – a piaci szféra résztvevőihez hasonlítva bár közel azonos alapelveken, de végeredményben – elsősorban a szervezeti, szabályozási, technológiai oldalt tekintve – részben eltérő módon valósul meg.
A szoftverlicence-gazdálkodás rendszerének, folyamatainak, szervezeti kereteinek kialakítása évtizedes adósság a közigazgatásban, ez hatványozottan igaz a nagy mennyiségű és ebből következően nagy értékű szoftverekkel rendelkező szervezeteknél. E hiátus kezelésének szükségességét kormányzati szinten is a megoldandó problémák közé sorolta a szakpolitika. Ennek eredményeként 2021. január 1-től módosult a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet. A korábban az informatikai közbeszerzések egységes kezelését szabályozó Korm. rendelet kiegészült a szoftverlicenc-gazdálkodásra vonatkozó rendelkezésekkel. A szoftverlicenc-gazdálkodást a jogszabály „a szoftverlicencek, a kapcsolódó licenckövetési és támogatási szolgáltatások nyilvántartásához, menedzsmentjéhez, optimalizálásához, valamint céltudatos, hatékony felhasználásához, beszerzéséhez kapcsolódó tevékenységek összessége”-ként határozza meg. A jogszabály 14/A. § -a részletesen szabályozza a szoftverlicenc-gazdálkodással kapcsolatosan a Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt. (továbbiakban DKÜ Zrt.) feladat- és hatáskörét. A DKÜ Zrt. a kormányzati szoftverlicenc-gazdálkodási feladatait – jogszabályban foglalt felhatalmazása alapján – a Kormányzati Szoftverlicenc-gazdálkodási Kft. (továbbiakban KSZG Kft.) bevonásával látja el. Fontos kiemelni, hogy a DKÜ Zrt. és a KSZG Kft. jogosult az érintett szervezetektől – tehát valamennyi közigazgatási szervezettől – a szoftverlicenc szerződései adatairól, gazdálkodása körülményeiről vagy egyéb szükséges adatokról adatszolgáltatást kérni. Ezt a közigazgatási szervezetek tíz munkanapon belül kötelesek teljesíteni.
Fenti jogszabálymódosítás okán tehát valamennyi közigazgatási szervezetnél rövid- vagy középtávon ki kell alakítani a szoftverlicenc-gazdálkodás rendszerét – személyi, szervezeti, szabályozási és eszköz feltételeit – hiszen a szervezetek csak ezzel válhatnak képessé a jogszabályban meghatározott adatszolgáltatás teljesítésére. A fajsúlyos informatikai rendszerekkel rendelkező szervezeteknél szükséges lehet, hogy a szoftverlicenc-gazdálkodás folyamatait informatikai rendszer támogassa, ezzel biztosítva az automatizálást, beleértve a DKÜ Zrt. és a KSZG Kft. részére történő adatszolgáltatást is.

A SZOFTVERESZKÖZ-GAZDÁLKODÁS HIÁNYÁNAK KOCKÁZATAI

A kifejezetten szoftvereszköz-gazdálkodással foglalkozó terület, tevékenység hiánya miatt a közigazgatási szervezeteknek kockázatok sorával kell szembenéznie. Egyrészt jelentős gazdasági, anyagi kockázatot rejt magában, ha a szervezetek nincsenek tisztában a rendelkezésükre álló eszközökkel, mivel így nehezebbé vagy esetleg teljesen lehetetlenné válik a hatékony tervezés, melynek következtében jelentős többlet forrást igényelhet az informatikai infrastruktúra fenntartása.
Fennáll az illegális szoftverfelhasználás veszélye is, amely polgári jogi és büntetőjogi felelősségre vonást is eredményezhet, és további anyagi hátrányokat jelenthet, valamint a szer-vezet reputációját is veszélyezteti. Az illegális szoftverfelhasználás biztonsági, adatvédelmi kockázatokat is jelent. Mindezeken túl az alábbi kockázatok merülhetnek fel:                                                                          – A szoftver felhasználás pontos nyilvántartása és a változáskezelés hiánya miatt el-fordulhat szükségtelen szoftver beszerzés.
– A nem használt szoftver licencek esetében elfordulhat – szükségtelen – támogatás (support) beszerzés.
– Ha nem ismert a pontos felhasználás, akkor az érintett szakterület nem értesül arról, hogy új beszerzést kell indítani. A későn elindított közbeszerzési (vagy beszerzési) eljárás kockázatos lehet a szervezetek jogszabályban meghatározott tevékenységére.
– A nem konszolidált igények okán rosszul előkészített beszerzés miatt a szervezet eleshet a nagyobb arányú szállítói kedvezménytől.
A szoftvereszköz-gazdálkodás hiánya miatt a szervezet az adatszolgáltatási kötelezettségé-nek sem tud jó minőségben eleget tenni, ezzel a jogszabályban meghatározott határidő mulasztását is kockáztatja. Ugyanakkor kontra produktív, hogy az adatszolgáltatáshoz szükséges információk összegyűjtése időigényes, erőforrás pazarló tevékenység.
JOGI HÁTTÉR, NYILVÁNTARTÁSI KÖTELEZETTSÉG

A szoftverek nagy értékű immateriális javak, melyek nyilvántartására a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény kötelezettséget ír elő. A könyvelésben is meg kell különböztetni, hogy az adott szervezet használati jogot szerez a szoftverre, vagy véglegesen tulajdonába kerül. Előbbi esetben a szoftvert vagyoni értékű jogként, míg utóbbiban szellemi termékként kell könyvelni [6].
Jogi szempontból a szoftverekre, a szellemi alkotások felhasználására vonatkozó szerzői jogi szabályok, mellett más jogterületek normái is érvényesek. Elsősorban ilyen a szerzői jog anyajogát képező polgári jog, azonban jogsértő magatartás estén a Büntető Tör-vénykönyv rendelkezései szerint kell eljárni. Ugyanakkor egyes szakértők véleménye szerint „a szoftverjog a szerzői jogból kinővő jogterületként egyre inkább önálló és differenciáltabb szabályozást igényel, hiszen … a jogkimerülés intézménye sem értelmezhető és alkalmazható más szerzői művekkel teljesen analóg módon” [7, p. 1.].
A szoftvereszköz-gazdálkodás a szervezet számára egyrészt az informatikai működés biztonsága, másrészt a jogi és pénzügyi kockázatok csökkentése végett is elengedhetetlen.
Amennyiben egy szervezet nem alkalmaz dedikált, kifejezetten erre a célra készült szoftverlicenc nyilvántartást, törvényi kötelezettségének akkor is eleget tesz, mivel a fő-könyvi nyilvántartásban, valamint különböző további nyilvántartásokban (beszerzést támogató rendszer, szerződés-nyilvántartás, elektronikus iktató rendszer, stb.) megtalálhatók a szoftverlicencekre vonatkozó adatok. Tekintettel arra, hogy ezek a nyilvántartások nem kifejezetten szoftverlicenc nyilvántartásra készültek, az adatszolgáltatási kötelezettséget hosszútávon csak támogató informatikai rendszerrel, szakértő humán erőforrás bevonásával és részletesen meghatározott folyamatokkal lehet pontosan és szakszerűen teljesíteni.

SZOFTVERESZKÖZ-KEZELÉS (SAM) MEGKÖZELÍTÉSE
A szoftvereszköz-kezelés (SAM – Software Asset Management angol nyelvű rövidítése) bevezetésével egy olyan rendszert – jó gyakorlatot – kell kialakítani, amely magába foglalja a szoftverek beszerzésének, telepítésének, karbantartásának, hasznosításának, selejtezésének (megsemmisítésének) kezelését, valamint a standardizálást és az optimalizálást is.
A SAM szabványosított megoldási módokat biztosít a szervezeteknek. Ezek közül a legjobb iparági gyakorlatokat összegző szabvány – az informatikai szolgáltatás irányítási rendszerének MSZ ISO/IEC 20000-1 számú szabványa, amely alapját az ITIL adta – az, amit célszerű a SAM koncepció kialakításakor alapul venni. Az ITIL a következőképpen határozza meg a SAM hatókörét: „A szoftvereszköz kezelés (SAM) azon szükséges infrastruktúrák és folyamatok összessége, amelyek a szoftvervagyon hatékony kezeléséhez, ellenőrzéséhez és védelméhez szükségesek egy szervezetben, a szoftver életciklus minden szakaszában.” [8, p. 4.]
A szoftvereszköz kezelés alapvető célja, hogy a licenc nyilvántartás – a szervezet informatikai stratégiájának részeként – csökkentse az informatikára fordított költségeket, valamint korlátozza a szoftverek tulajdonjogával és alkalmazásával kapcsolatos üzleti és jogi kockázatokat [9, p. 13]. Mindemellett hatókörének fontos eleme, hogy növelje az informatikai szervezet reagáló készségét ezzel erősítve a szervezet rugalmasságát, sőt ezen túllépve pillére legyen egy reziliens működésű szervezetnek (azaz képes legyen ellenállni a szervezetet ért hatásoknak). A szoftverlicenc-gazdálkodást támogató technológiák nyomon követik a licenc életciklusát, ezáltal biztosítva a közigazgatási szervezetek számára, hogy a szoftver-megfelelőségi előírások betartásával működjön, ez fontos mind a licencszerződések megsértéséhez, mind a szoftverhasználati joghoz kapcsolódó kockázatok kezelése szempontjából is.
A szoftverlicenc-gazdálkodás folyamatainak, szervezeti kereteinek, szabályozásának kialakítása során egyedileg fel kell mérni az érintett közigazgatási szervezetnél, hogy az alaptevékenységéhez milyen szinten kapcsolódik az informatika. Elengedhetetlen annak meghatározása, hogy az informatika klasszikus kiszolgáló szerepkörben működik, vagy ezen túllépve – folyamatszervező képességét is kihasználva – a szervezeti stratégia végre-hajtásának meghatározó elemévé vált [1, p. 55]. Fel kell mérni, hogy az informatika a vizsgált szervezetnél milyen belső és külső szolgáltatásokat nyújt, ezt milyen infrastruktúra és milyen szoftver portfólió használatával valósítja meg. Az így kialakításra kerülő SAM program stratégiai jelentőségűvé válik abban az esetben, ha maga az informatika is a szervezeti stratégia megvalósításának alapja, illetve erős támogató funkciója lesz abban az esetben, ha az informatika működése kiszolgáló jellegű. A szoftverlicenc-gazdálkodásnak valamennyi szervezetnél kifejezetten a megvásárolt és a felhasznált szoftverlicencek optimalizálása a feladata, így biztosítania kell a megvásárolt és a felhasznált szoftver mennyiség kiegyensúlyozását, úgy, hogy a telepített szoftverek használata megfeleljen a licencszerződésben meghatározott követelményeknek.

A SAM ÉRETTSÉGI SZINT MEGHATÁROZÁSA

A részletes szoftverleltár kialakítását – majd annak folyamatos karbantartását – meg kell, hogy előzze az érintett szervezet – szoftverlicenc-gazdálkodásra vonatkozó – érettségi szintjének megállapítása. A közigazgatási szervezeteknél első lépésként ehhez el kell végezni egy felmérést, amelynek adatai alapján meghatározásra kerül az érettségi szint. Ennek ismeretében lehet tervezni, majd meghatározni a szoftverlicenc-gazdálkodás kialakításának – vagy továbbfejlesztésének – részletekre lebontott lépéseit, folyamatát, az egyes szakaszok mérföldköveit.
Az érettségi modellen belül minden szint tovább léphet a következő szintre, fontos azonban, hogy mindig csak az adott szint – valamennyi kritériumának teljes körű – teljesítését követően lehetséges a továbblépés, és mindig csak a következő érettségi szint következhet. A szakirodalom négy – egyes esetekben öt – érettségi szintet határoz meg, amelyek az alábbiak:
Alap: Jellemzője az alacsony kontrolláltsági szint, az eszközök használatára vonatkozóan, továbbá hiányoznak a folyamatok, a szabályozás, az erőforrások és az eszközök. A szervezet ezen a szinten is megfelelhet az alkalmankénti vizsgálatoknak, de az adatszolgáltatás nagy erőforrást igénylő manuális tevékenységen alapul, ahol több különböző – egy-mással nem összekapcsolt – rendszerből – amelyek sok esetben keresési lehetőséget sem biztosítanak – történik az adatgyűjtés. Az így szerzett információkat – céleszköz hiányában – táblázatkezelő rendszerbe töltik be, és kezelik.
Standardizált: A szoftverlicenc-gazdálkodás eszközei elérhetők, kialakított a folyamat. Rendelkezésre állnak az adatok, ezek azonban nem teljeskörűek és nem minden esetben pontosak. Az is jellemzője ennek a szintnek, hogy – mivel a nyilvántartás nem teljes-körű és pontos – az információkat nem használják fel döntésekre. A standardizált szint feladata a beszerzési folyamatok egységesítése, a licencraktár aktualizálása és a szoftverek kategorizálása. Ezen a szinten a szervezet már megfelel a gyártói auditoknak, illetve képes saját magára vonatkozó auditot végezni önellenőrzés céljából. Ez a szint már biztosíthatja a jogtiszta szoftverhasználatot, az adatgyűjtő rendszerek mellett megvalósul a licenckezelés, a raktár és a leltár.
Racionalizált (Aktív): Stratégiát, szabályzatokat, eljárásokat és eszközöket használnak a szoftverek teljes életciklusa alatt. Az információk megbízhatók, így alkalmasak a vezetői döntések támogatására. Ezen a szinten a szoftverhasználat a szükséges mértékű. A szoftverkatalógus teljes körű. A racionalizált szinten megvalósul a különböző informatikai rendszerek feltérképezése és a szoftverhasználat mérésének kialakítása.
Dinamikus (Optimalizált): Közel valós időben követik az igényeket, a szoftverlicenc-gazdálkodás rendszere stratégiai eszköz a szervezeti – stratégiában meghatározott – céljainak elérésében. Ezt a szintet a naprakész adatok és a hatékony folyamatok jellemzik. Folyamatos a licenc- és szoftverleltárak frissítése, a licencek optimalizálása. Megvalósulhat az integráció más rendszerekkel (pl. üzleti elemző rendszerek, BI), valamint elérhető a szoftver önkiszolgálás [10].
Egyes szakértők által készített érettségi modellben egy ötödik érettségi szint is beiktatásra került. Az öt szintű érettségi modellben az egyes szinteket elnevezése: Ad-hoc, Kezdetleges, Követő, Gazdálkodó, Hatékony [11]
A szakértők döntő többsége a négy szintű érettségi modellt használja a szervezetek érettségi szintjének meghatározása során, de a közigazgatási szervezetek esetében hasznos lehet az öt szintű modell is, hiszen sok szervezet rendelkezik olyan informatikai üzemeltetést támogató menedzsment rendszerrel, amelynek segítségével a szoftverlicenceinek egy részét képes felmérni (Kezdetleges szint).

A LEGFONTOSABB SAM FOLYAMATOK, SZABVÁNYOK

A szervezet érettségi szintjétől függően kell elkészíteni azt a stratégiát, majd ennek alapján a részfeladatokat is tartalmazó akciótervet, amelynek segítségével elérhető a dinamikus érettségi szint. Fontos, hogy a technológiai támogatás bevezetése előtt fel kell mérni a folyamatokat, ki kell alakítani a nyilvántartást, létre kell hozni, vagy ki kell jelölni a szervezetet, és szabályozni kell a tevékenység teljes folyamatát.
Azt azonban már a stratégia kialakításánál meg kell határoznunk, hogy a technológiának mely legfontosabb feladatokat kell támogatnia, ezek az alábbiak [8, pp. 47-66].
– Szoftverleltár (software inventory) készítés,
– Licenckezelő megoldás (license manager),
– Szoftverlicenc felhasználást mérő eszközök (software metering)
– Alkalmazásellenőrző eszközök (application control)
– Szoftvertelepítő (software deployment) eszközök
– Javítócsomagokat kezelő eszközök (patch management)
– Igénykezelő eszközök (request management)
– Termékkatalógus eszközök (product catalog)
A technológiával támogatott szoftverlicenc-gazdálkodás kialakítása során törekedni kell a szabványos megoldásra. A fent említett ITIL alapú szabvány (MSZ ISO/IEC 20000-1) mellett kifejezetten a szoftverlicenc-gazdálkodás magvalósítására vonatkozó nemzetközi szabványok is léteznek az alábbiak szerint.
– ISO 19770-1 keretrendszert biztosít a szoftverlicenc-gazdálkodás folyamatainak ki-alakításához, végrehajtásához [12, pp. 25-27].
– ISO 19770-2 a szoftver azonosító (SWID) címkék kialakítására és alkalmazására ad egységes előírást és eljárásrendet.
– ISO 19770-3 a szoftverjogosultsági címkézésre ad útmutatást.
Az ISO 19770-1 [13, p. 7] az informatikai vagyonelemek egyik nagy csoportjaként határozza meg a digitális vagyont (Digital Asset), amelyet további két csoportra oszt. Egyik csoport a „Digitális információ tartalmú vagyon”, ebbe tartoznak a különböző dokumentumok, hang, kép és videóformátumok, valamint adatbázisok. A másik csoport a „Szoftver vagyon”, ezen belül a szabvány megkülönbözteti a futtatható programokat – amennyiben rendelkezésre áll, úgy forráskóddal -, illetve a nem futtatható szoftvereket. Emellett meg-különbözteti a virtuális gépek működéséhez szükséges szoftvereket. A szabvány alapján a csoportosítás tehát technológiai alapon, és nem licencelés szerint történik. Az ITIL alapú szoftverlicenc-gazdálkodásról szóló könyvének függelékében Rudd részletesen csoportosítja a szoftverlicencek típusait és ebben a csoportosításban licenc alapú megközelítést alkalmaz [8, pp. 111-119].
Egyes szakmai fórumok a licencek csoportosítását – részben technológiai szempontok alapján, de – a szabványnál bővebben, több csoportot elkülönítve végzik [14]. Mások – mind hazai mind nemzetközi viszonylatban – azonban – a szabvánnyal ellentétesen – nem műszaki-technológiai, hanem jogi megközelítésből csoportosítják a szoftvereket. A licencelés vizsgálata szempontjából „a licencelés metódusa, valamint a jogtulajdonosi érdekérvényesítés szempontja szerint” [15, p. 1] történő csoportosítás a jobb megközelítés. A jogi szakterület sok esetben nem is magát a szoftvert vizsgálja, hanem a szoftverlicenc-szerződések típusait [16].

SZOFTVERLICENC-GAZDÁLKODÁS ÉRETTSÉGE A KÖZIGAZGATÁSBAN

A szoftverlicenc-gazdálkodás kialakítása előtt elengedhetetlen, hogy az érintett szervezet alapos és részletes szakmai átvilágításon essen át annak érdekében, hogy a területről átfogó információval rendelkezzen. Egy ilyen felmérést célszerű külső szakértőkkel végeztetni, hiszen egyrészt olyan szaktudást igényel a tevékenység, amely csak specialisták által elvégezhető, másrészt a független külső szakértő bevonásával valamennyi területről objektív képet kaphatunk.
Nyilvánvalóan egy rendszer kialakításánál a szervezeteket egyesével kell felmérni, de a dolgozatomban egy átfogó helyzetképet szeretnék exponálni a közigazgatásban jelenleg tapasztalható szoftverlicenc-gazdálkodással kapcsolatos információkra vonatkozóan. A felmérés eszközéül a mélyinterjút választottam, de megoldást jelenthet egy kifejezetten erre a célra kidolgozott kérdőív is. Az érettségi szint felméréséhez alkalmazható módszertan be-mutatása, valamint a mélyinterjú kérdéseinek, az azokra kapott válaszoknak részletes ismertetése meghaladja jelen mű kereteit, ezeket önálló cikkben tervezem feldolgozni. Jelen műben a felmérés eredményét ismertetem.
Interjúm alanyainak országos hatáskörű, több szintű hierarchiával rendelkező szervezetek szakembereit választottam. Összesen tíz szervezetet vizsgáltam, ezek közül nyolc klasszikus közigazgatási szervezet, kettő pedig 100%-ban állami tulajdonú gazdasági társaság. Valamennyi szervezet több ezer számítógépből álló informatikai rendszerrel és nagy értékű szoftver vagyonnal rendelkezik. A kutatásban résztvevő szervezeteket nem kívánom konkrétan megnevezni, célom, hogy a teljes közigazgatásra vonatkozó megállapításokat tegyek. A kérdéscsoportokba sorolt kérdések a szervezetek és az informatikai rendszerek méretére, az alkalmazott legfontosabb szoftverrendszerekre, ezek nyilvántartására, a kifejezetten szoftverlicenc-gazdálkodást támogató informatikai rendszerre, szervezetre, szabályozásra vonatkoztak.
A kérdéscsoportra adott válaszok értékelésével megállapítottam, hogy a szervezetek melyik érettségi szinten állnak a szoftverlicenc-gazdálkodás érettségi modellje szerint. Azt is megállapítottam hogy, ahol szoftverlicenc-gazdálkodást támogató informatikai rendszer bevezetése mellett döntenek, ott szervezeti és szabályozási oldalon ezzel párhuzamosan megtörténik a szükséges előrelépés. A négy szintű modellt vizsgálva megállapítottam, hogy hat közigazgatási szervezet alap szinten van, három racionalizált, egy pedig dinamikus szinten. Célszerűnek tartottam azonban az érettségi szintet megvizsgálni a ritkábban alkalmazott – de bizonyos szempontokból pontosabb eredményt adó – öt szintű modellt tekintve is. Nyilvánvalóan ebben az esetben csak a négy szintű modellben az alap szinten lévő hat szervezet helyzete változhat. Ebből a hat szervezetből négy esetében volt megállapítható, hogy rendelkeznek olyan megoldással, amely részinformációkat ad a szoftverlicencekkel kapcsolatosan, jellemzően egyes gyártók egyes termékek, vagy az informatikai rendszer egy meghatározott szegmensére vonatkozóan. Az öt szintű modellben tehát az általam vizsgált szervezetek közül kettő ad-hoc, négy kezdetleges, három gazdálkodó, egy pedig hatékony szinten van. Összességében megállapítottam, hogy a közigazgatási szervezetek többsége a szoftverlicenc-gazdálkodást tekintve alacsony érettségi szinten áll. Jelentős fejlesztések szükségesek mind a támogató informatikai rendszer vonatkozásában, mind a szervezeti és szabályozási területen, hogy képesek legyenek megfelelni a jogszabályokban foglalt adatszolgáltatási kötelezettségnek.Fontos eredménynek tartom annak megállapítását is, hogy a négy magasabb érettségi szinten álló szervezet közül kettő 100% állami tulajdon gazdasági társaság. Az állami tulajdonú gazdasági társaságok működése részben eltér a versenyszféra szereplőinek működésétől, hiszen jellemzően jogszabályban történik működésük rendjének és feladataiknak a meghatározása. Ugyanakkor abban viszont eltérnek a közigazgatás szereplőitől, hogy üzleti tervet készítenek, és működésüket jelentősen meghatározza gazdálkodásuk alakulása, a bevételeik és kiadásaik összefüggése tevékenységük értékének egyik lényeges mérőszáma. Fentiek alapján megállapítható, hogy egy felelősen gazdálkodó szervezetnek alapvető üzleti érdeke azt diktálja, hogy működtessen szoftverlicenc-gazdálkodást. Az interjúkból nyilvánvalóvá vált, hogy ezek a szervezetek valóban kiemelten fontosnak tartják a szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenységre történő ráfordítást, ez abból következik, hogy ismert számukra az optimális felhasználásból következő megtakarítás lehetősége.

FEJLESZTENDŐ TERÜLETEK
Folyamatok meghatározása
A korábban jelzett előzetes felmérés egyik eleme, a szervezeten belüli folyamatok meghatározása, ezeket testre kell szabni az adott szervezet igényei, lehetőségei szerint, majd ennek megfelelően kell kialakítani a szervezetet és elkészíteni a belső szabályozást.
A folyamatok tervezésénél minden egyes folyamat valamennyi folyamatlépését meg kell határozni, továbbá azt is, hogy az egyes folyamatlépésekben milyen szervezetek, szerepkörök érintettek. A folyamatokat az egyértelmű rendszer kialakítása, az egyszerűbb megérthetőség érdekében javasolt vizuális formában, folyamatábrákon is megjeleníteni. Így szemléltethetők a szerepkörök, felelősségek, döntési pontok.
Az érettségi modell alap (ad-hoc) szintjén lévő szervezeteknél az alábbi folyamatokat javaslom részletesen kidolgozni és dokumentálni: szoftverlicenc szükségletek tervezése, igénylés folyamata, szoftverlicenc konstrukció kiválasztás folyamata, módszere és a beszerzés folyamata, számlakezelés a nyilvántartó rendszerekben, szoftverlicenc nyilvántartásba vétel, nyilvántartásokhoz való hozzáférések kezelése, szoftverlicenc aktiválás, eltávolítás (raktárba visszavétel), selejtezés, szoftverlicenc felülvizsgálatok (konszolidáció, optimalizáció, frissítés, licenc konstrukció váltás), telepítések felmérése, leltározás, eltérések kezelése (hiány, többlet), szoftverlicencek kivezetése (törlése), engedély nélküli szoftverlicencek kezelése, szoftverlicenc-gazdálkodással kapcsolatos információk szolgáltatása (lekérdezések, jelentések, riportok) [8, pp. 47-66] [9, p. 6].
Szervezet kialakítása, szabályozás
A közigazgatási szervezetek informatikai működéséhez szükséges szoftverlicencek nyilvántartásához, a jogszabályi feltételek és a beszállítói szerződések betartásához, az optimális gazdálkodás, továbbá a DKÜ Zrt. és a KSZG Kft. részére történő adatszolgáltatási kötelezettség biztosítása érdekében szoftverlicenc-gazdálkodási területet kell kialakítani.
Az, hogy ez a terület a szervezet melyik szervezeti egységének irányításával jön, milyen mérettel, létszámmal, munkamegosztással működik, vagy esetleg ezt a tevékenységet egyes szervezetek kiszervezik, vagyis külső szállítóval kötött szolgáltatási szerződés keretében valósítják meg a szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenységet vezetői (felsővezetői) döntés kérdése. Ezt a döntést befolyásolhatja a szervezet mérete, az informatikai rendszer felépítése, kiterjedtsége, az érintett szoftvervagyon értéke, esetleg állhat a háttérben szakmai vagy gazdasági megfontolás. Véleményem szerint a hierarchikus – lineáris-funkcionális – felépítésű, több ezer alkalmazottal rendelkező és nagy kiterjedésű informatikai rendszert üzemeltető közigazgatási szervezeteknél, ahol több száz vagy egyes esetekben akár több ezer szervert és kulcsfontosságú adatbáziskezelő rendszereket üzemeltetnek, a szoftvervagyon értéke eléri vagy meghaladja a milliárdos – egyes nagyobb informatikai rendszerrel rendelkező szervezeteknél a tízmilliárdos – értéket, ott szükségszerű és indokolt, hogy a szervezeten belül is megvalósuljon a szoftverlicenc-gazdálkodás területén szakértő alkalmazott foglalkoztatása.
A szoftverlicenc-gazdálkodás a teljes vállalton átívelő tevékenység, több szakterület (jogi, pénzügyi, informatikai, beszerzési) együttműködését igényli. A szervezeti egység irányítását a szervezet informatikai vezetőjének hatáskörébe célszerű delegálni. A szervezeti egységet a szoftverlicenc-gazdálkodási terület vezetője vezeti, irányításával dolgozik az informatikai (licenc) szakértő és a folyamatszervező, valamint a pénzügyi, a nyilvántartási és a jogi szakértő. A vezetőnek, az informatikai szakértő és a folyamatszervező munkatársaknak célszerű együtt, egy szervezeti egységnél, egy vezető irányításával – praktikusan az informatikai szakterületen – dolgozni. A létszám a szervezet és a feladat függvényében változhat, igény szerint eseti külső szakértelem bevonásával.
A közigazgatási szerveken belüli feladatok szervezeti egységekhez rendelését a szervezeti és működési szabályzatok, az egyes szervezeti egységek belső működését pedig az ügyrendek határozzák meg. Az egyes szaktevékenységek folyamatait – különösen abban az esetben., ha a szervezeten belül több szervezeti egységet is érintenek – úgynevezett közjogi szervezetszabályozó eszközök határozzák meg. Ezeknek az egyes szervezeteknél egymástól eltérő az elnevezésük, de összefoglaló néven belső utasításnak nevezhetjük őket.
A szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenységet – mivel több szervezeti egység is érintett – indokolt belső utasításban szabályozni. Szintén a szabályozást determinálja, az a speciális helyzet, hogy a szoftvereket is számviteli nyilvántartásban kell nyilvántartani, megjelenik a gazdálkodási és a selejtezési folyamat is, de ezek eltérnek más tárgyi eszközökkel végzett hasonló tevékenységektől.
A belső szabályzatnak a szervezet egészére érvényesnek kell lennie, ez garantálja az egységes tevékenységet. A szabályzat hatóköre mellett meg kell határozni a szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenység célját, valamint a szervezeten belüli felügyeletet gyakorló vezetőt.
A szabályzatban célszerű meghatározni, hogy a szoftverlicenc-gazdálkodási terület tevékenységéhez milyen eszközöket – elsősorban szoftvereket – használ és feladatai végrehajtása során milyen nyilvántartásokat vezet.
A szabályzat mellett előnyös lehet kiadni a szervezet szoftverlicenc-gazdálkodási politikáját is. Ebben a – 4-8 pontból álló – dokumentumban a szervezet a szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenysége alapelveit határozza meg. A szoftverlicenc-gazdálkodási politika egyrészt a feladat szervezeten belüli súlyát hangsúlyozza, másrészt a szervezet elkötelezettségére hívja fel a figyelmet. Ilyen elkötelezettség lehet a jogtiszta, legális, licenc-szerződésben megfogalmazott követelmények szerinti szoftver használata, valamint a szerzői jogok védelme, érvényesítése melletti kiállás.
Informatikai támogató eszköz kiválasztásának szempontjai
Az informatikai támogató eszköz kiválasztásának első lépése a lehetséges szoftverek körének meghatározása, felmérése. Ezt végezheti maga az érintett szervezet, vagy egy – szerződés alapján – megbízott speciális szakértelemmel rendelkező külső szolgáltató. Szoftverlicenc-gazdálkodást támogató rendszerekkel kapcsolatosan nyilvánosan is elérhetők információk mértékadó tanácsadó cégek kutatásai, felmérései, rangsorolása alapján, az egyik legismertebb a Gartner szakmai listája [17].
A tevékenységet támogató informatikai rendszer kiválasztása előtti előkészítő munka során meg kell vizsgálni, hogy a szervezetnél van-e használatban olyan rendszer, menedzsment szoftver, igénykezelő rendszer, esetleg más olyan megoldás, amelynek képességeit, a benne tárolt információkat a szoftverlicenc-gazdálkodást támogató rendszer hasznosítani tudja. Amennyiben van ilyen rendszer, akkor azt is meg kell vizsgálni, hogy lehetséges-e erre felépíteni a szoftverlicenc-gazdálkodást támogató rendszert. Ha ez lehetséges és a rendszer a további követelményeknek is megfelel, vagy vállalható – aránytalan kockázatot nem jelentő – kompromisszummal kezelhető a megfeleltetés, akkor több szem-pontból is célszerű annak bevezetése. Egyrészt az informatikai rendszer a homogén, együtt-működő rendszer irányába lép tovább, másrészt a meglévő megoldások, licencek az új rend-szer (modul) bevezetésének költségeit mérsékelik, továbbá kevesebb műszaki kockázattal kell számolnunk, illetve rövidebb lehet a bevezetés időtartama is.
A jogszabályokban foglaltak, illetve a Nemzeti Kibervédelmi Intézet iránymutatása alapján a közigazgatási szervezeteknek célszerű olyan szoftverlicenc-gazdálkodást támogató informatikai rendszer beszerezni, amely képes kizárólag a megrendelő szervezet saját hálózatába telepítve működni (úgynevezett on-premise), úgy, hogy működése során nem folytat adatcserét felhőben működő informatikai rendszerrel.

ÖSSZEFOGLALÁS, KUTATÁSI EREDMÉNYEK

Munkám során a hazai közigazgatási szervezetek szoftverlicenc-gazdálkodási helyzetével foglalkoztam. Témaválasztásom aktualitását a 2021-ben történt jogszabályi változások indokolják, hiszen kormányzati szinten is szükségesnek tartják a terület fejlesztését.
Dolgozatomban elemeztem a szoftverlicenc-gazdálkodás jogi környezetét, illetve a nyilván-tartás elmaradásának kockázatait. Egyidejűleg ismertettem a tevékenység felépítését, rávilágítottam lényeges elemeire a nemzetközi szabványok és a legjobb gyakorlatok alapján. Ezt követően – mélyinterjúk alapján – megállapítottam, hogy a közigazgatási szervezetek a szoftverlicenc-gazdálkodás milyen érettségi szintjén vannak. Ezután javaslatot dolgoztam ki a szoftverlicenc-gazdálkodáshoz szükséges folyamatok és szervezeti keretek kialakítására, a belső szabályozás legfontosabb elemeire. illetve javaslatot tettem arra, hogy egy szoftverlicenc-gazdálkodást támogató informatikai rendszer beszerzése során milyen körülményeket kell hangsúlyosan kezelni.
Összefoglalva – véleményem szerint – publikációm jól hasznosítható a szoftverlicenc-gazdálkodás területén fejlesztést, előrelépést tervező közigazgatási szervezeteknél a közép- és hosszútávon fejlődést eredményező legfontosabb teendők tervezéséhez.

IRODALOMJEGYZÉK
[1] PRISZNYÁK, Szabolcs: A rendvédelmi informatika egyes szervezési és oktatási kérdései [PhD értekezés] Óbudai Egyetem 2020. p. 55; p. 78
[2] CZUPRÁK, Ottó, & KOVÁCS, Gábor: A szervezetvezetés elmélete. Budapest: Dialóg Campus Kiadó. 2017. ISBN 978-615-5764-43-1. p. 274                                                                                                                                                                                                                                            [3]SEBESTYÉN, Attila: Stációk és determinánsok a rendvédelmi szervek informatikai mű-ködésének fejlődésében [PhD értekezés]. Zrínyi Miklós Nemzetvédelmi Egyetem 2010. p. 30
[4] Központi Statisztikai Hivatal https://www.ksh.hu/docs/hun/xstadat/xstadat_eves/i_oni018.html (letöltve: 2021. április 27.)
[5] Nemzeti Digitalizációs Stratégia 2021-2030, pp. 77-78.
[6] LEHOCZKY, Mónika: Szoftvert hova könyveljük?
http://merlegkepestanoncok.hu/szamvitel/szoftvert-hova-könyveljuk 2014 (letöltve: 2021. április 20.)
[7] JACZÓ, Dániel: A használt szoftverekkel való kereskedés szerzői jogi értékelése és bírósági gyakorlata az Európai Unió irányelveinek és esetjogának tükrében. Infokommunikáció és Jog, 2014. p. 1.
[8] RUDD, Colin: ITIL V3 Guide to Software Asset Management. Norwich, United King-dom, 2014., ISBN 978 0 11 331106 4. p. 4, pp. 47-66, pp. 111-119.
[9] KPMG International: Software Asset Management: Mitigating Risk and Realizing Op-portunities. 2009., p. 13
[10] AUERHAMMER, Nóra: Így építhető ki a hatékony szoftvergazdálkodási rendszer. bitport.hu., https://bitport.hu/igy-epitheto-ki-a-hatekony-szoftvergazdalkodasi-rendszer (2019. május 30.) (letöltve: 2021. március 28.)
[11] B. SZABÓ, Edina: Intelligens szoftvermenedzsment, Innotéka. https://www.in-noteka.hu/cikk/intelligens_szoftvermenedzsment.1234.html (2015. október 2.) (letöltve: 2021. április 20.)
[12] KAY, Peter: Shaping the software agenda. ISO Focus, 2007. 4. évfolyam, 5. szám, ISSN 1729-8709. pp. 25-27
[13] International Standard ISO/IEC 19770-1. (2017. december). Vernier, Svájc: iso.org
[14] Freshservice.com https://freshservice.com/software-license-management (évszám nél-kül) (letöltve: 2021. április 27.)
[15] JACZÓ, Dániel: A szoftverlicencek tipológiája. https://jdlaw.hu/wp-content/up-loads/2015/03/A_szoftverlicencek_tipologiaja.pdf (2015. március 12.) (letöltve: 2021. január 30.)
[16] GROSS, Balázs: A szoftver-licenc szerződések típusai. Jogi Fórum. Pécs: Jogászoknak Kft., https://www.jogiforum.hu/publikaciok/19 (2001. május 5) (letöltve: 2021. április 28.)
[17] GARTNER: Software Asset Management (SAM) Tools Reviews and Ratings https://www.gartner.com/reviews/market/software-asset-management-tools (letöltve: 2021. április 27.)

JOGSZABÁLYOK
301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, vala-mint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről
2000. évi C. törvény a számvitelről
2016. évi XCIII. törvény a szerzői jogok és a szerzői joghoz kapcsolódó jogok közös kezeléséről
2013. évi V. törvény a Polgári Törvénykönyvről 017. ISBN 978-615-5764-43-1. p. 2742012. évi C. törvény a Büntető Törvénykönyvről

SZABVÁNYOK
MSZ ISO/IEC 20000-1:2013 Informatika. Szolgáltatásirányítás. 1. rész: A szolgáltatásirá-nyítási rendszer követelményei
http://www.mszt.hu/web/guest/webaruhaz?p_p_id=msztwebshop_WAR_MsztWAport-let&p_p_lifecycle=1&p_p_state=normal&p_p_mode=view&p_p_col_id=column-1&p_p_col_pos=1&p_p_col_count=2&_msztwebshop_WAR_MsztWAport-let_ref=154719&_msztwebshop_WAR_MsztWAportlet_javax.portlet.action=search (le-töltve: 2021. április 30.)
MSZ ISO/IEC 27001:2014 Informatika. Biztonságtechnika. Információbiztonság-irányítási rendszerek. Követelmények http://www.mszt.hu/web/guest/ingyenes-szabvany-lista?p_p_id=msztwebshop_WAR_MsztWAportlet&p_p_lifecycle=1&p_p_state=nor-mal&p_p_mode=view&p_p_col_id=column-1&p_p_col_count=1&_msztwebshop_WAR_MsztWAport-let_ref=157993&_msztwebshop_WAR_MsztWAportlet_javax.portlet.action=search (le-töltve: 2021. április 30.)
ISO/IEC 19770-1:2017(en) Information technology — IT asset management — Part 1: IT asset management systems https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:19770:-1:ed-3:v1:en (letöltve: 2021. március 28.)
ISO/IEC 19770-2:2015(en) Information technology — Software asset management — Part 2: Software identification tag https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:19770:-2:ed-2:v2:en (letöltve: 2021. március 28.)
ISO/IEC 19770-3:2016(en) Information technology — IT asset management — Part 3: En-titlement schema https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:19770:-3:ed-1:v1:en (letöltve: 2021. március 28.)
ISO/IEC 27005:2018(en) Information technology — Security techniques — Information security risk management https://www.iso.org/obp/ui/#iso:std:iso-iec:27005:ed-3:v1:en (letöltve:2021. április 30.)

Gartner Magic Quadrant SAM felmérés a szolgáltatóról 2021

A Gartner frissítette a „Magic Quadrant” ábrán alapuló, az ún. SAM szolgáltatókról szóló vizualizációs elemzését. A jelentősebb szolgáltatók hatékonyan tudják segíteni ügyfeleiket abban, hogy a SAM rendszerek által biztosított információk segítségével stratégiai döntéseket alapozzanak meg.

A Gartner szerint „…a szolgáltatók saját SAM készségeit és módszereit vezetik be az ügyfél meglévő folyamatainak átalakítására és erőforrásainak bővítésére. A SAM szolgáltatásokat közvetlenül, folyamatosan vagy ütemezetten nyújtják a végfelhasználói ügyfeleknek, figyelembe véve az eljárásrendeket és szabályokat annak érdekében, hogy a szoftver- és a felhőszolgáltatások költségoptimalizálási és irányítási céljai teljesüljenek.”

Az alábbi ábrák a 2020-as és 2021-es éveket hasonlítják össze. Érdemes tanulmányozni őket, amennyiben SAM szolgáltatásokat kínáló megoldásokat szeretnénk vizsgálni.

2020 vs 2021. Image source Anglepoint

 

Jelentős változások 2020. és 2021. között:

  • A Deloitte, Livingstone és Softline cégek mindannyian javítottak a pozíciójukon.
  • Az USU (korábban Aspera) kezd felzárkózni.
  • Sajnálatos a francia, független ELEE szolgáltató kimaradása. Örvendetes fejlemény lenne, ha vissza tudnának kerülni a táblázatba. A helyükre az Insight lépett.
  • Az Anglepoint jelentősen elmozdult felfelé és jobbra.

 

Megállapítások:

·         Elismerés az Anglepoint csapatnak a fenti előre lépésért. Kérdéses azonban, hogy innen merre indulhat tovább az Anglepoint? Talán olyan messzire is eljuthat a most megkezdett irányba, hogy át kelljen gondolnunk a az értékelés mostani szempontjait? Vagy a most megszűnt SAM Tools sorsát követi? A jövőben talán tanácsos lenne kiterjeszteni a vizsgálatot az informatikai eszközgazdálkodási szolgáltatásokra is, nem pedig kizárólag SAM-okkal foglalkozni, annak érdekében, hogy egy jövőbeni Eszköz kvadráns kialakuljon.·         Számos cég van az ábrán, melyek egyrészt audit szolgáltatást nyújtanak szoftver gyártóknak, másrészt audit védelmi szolgáltatást a szoftver végfelhasználók számára. Csupán a Livingstone és az USU az a két cég az ábrán, amelyek nem értékesítenek szoftverlicencet és nem is tartoznak szoftverlicenceket értékesítő vállalat tulajdonába. Különösen a Livingstone esetében ez jelentős stratégiai előny lehetne a versenypiacon, azonban jelenleg ezt nem használják ki megfelelően. Miután néhány évig a „köldöküket nézték” a felvásárlások után, lendületbe jöhetnek, és kamatoztathatják függetlenségüket.

  • A „Big Four” közül a PWC továbbra sem szerepel ezen a piacon és nincs érdemi informatikai eszközgazdálkodási tapasztalata.

·         A nagy audit cégeken túl a jelentős ServiceNow (SNOW) partnerek sem tettek még érdemi lépéseket az informatikai eszközgazdálkodás érdekében. Például nincs az ábrán az Accenture és a DXC. Hasonlóképpen, a korábbi SNOW ITSM integrátorok sem aktívak ezen a piacon. Azonban várható, hogy a helyzet változni fog a következő néhány évben, akár természetes növekedés, akár akvizíciók révén.

Az ábra elérhető a következő forrásokból (feltételezhetően regisztráció szükséges hozzá):

Forrás: Gartner Magic Quadrant for SAM Managed Service Providers 2021 | The ITAM Review (itassetmanagement.net)

 

 

Szoftverlicenc-gazdálkodási ajánlások

Bevezetés

A Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 14/A.§ (2) bekezdése szerint a Digitális Kormányzati Ügynökség, illetve az általa alapított Kormányzati Szoftverlicenc-gazdálkodási Kft. (továbbiakban KSZG Kft.)

„a) az érintett szervezetek tekintetében központosított szoftverlicenc-gazdálkodási rendszert alakít ki és működtet,

  1. b) az a) pont szerinti feladatai ellátása érdekében szoftverlicenc nyilvántartást hoz létre és tart fent,
  2. c) az a) pont szerinti feladatai ellátása keretében szoftverlicenc-menedzsment és licencoptimalizálási tevékenységet végez, illetőleg gondoskodik a szoftverlicencek céltudatos felhasználásáról és az érintett szervezetek szükségletei hatékony kielégítéséről.

Ennek érdekében a KSZG Kft. – nem kötelező érvényű – alapelveket, ajánlásokat fogalmaz meg az érintett szervezetek részére azzal a céllal, hogy ezek alkalmazását fokozatosan beépítsék saját működésükbe, így az  ajánlások mentén kialakított  szoftverlicenc-gazdálkodásuk ezáltal megfeleljen a szakmai sztenderdeknek, jó gyakorlatoknak, illetve a szoftver licencekben rejlő lehetőségeket gazdálkodásuk érdekében a lehető legjobban fel tudják használni.

 

Elvárás, hogy az érintett szervezetek a szoftverlicenc-gazdálkodási tevékenységük során feleljenek meg együttesen az informatikai, technikai, pénzügyi, számviteli, szerzői jogi és más releváns jogszabályi előírásoknak.

A jelen ajánlás a szoftverlicenc-gazdálkodásra vonatkozó ISO 19770-1:2017 szabvány figyelembevételével készült.

A szoftverlicencek és az azokkal történő gazdálkodás sajátosságai:

  • A szoftverlicencek az informatikai vagyongazdálkodáson belül speciális jellemzőkkel rendelkeznek, amelyek különös gazdálkodási és ellenőrzési követelményeket támasztanak az érintett szervezetek számára.
  • A szoftvereket dematerializáltságuk miatt könnyű módosítani, sokszorosítani és terjeszteni. Ez jelentős kitettségeket eredményezhet a szervezet számára. Ezen túlmenően egy ellenőrizetlen licenc struktúra kialakítása jogosulatlan szoftverhasználatra, jó vagy rosszindulatú módosításokra adhat lehetőséget.

A szoftvereszközök specialitásai:

A felhasználási hely rugalmassága

A szoftver tárolható vagy telepíthető egy helyen, de elérhető, vagy használható további módokon, vagy helyekről, például virtuális gépek használatával. Felhőalapú szolgáltatások alkalmazásával, mint például szoftver szolgáltatás (SaaS), a platform, mint szolgáltatás (PaaS) és az infrastruktúra szolgáltatás (IaaS), ill. általában is a szerveralapú szoftverekhez való hálózati hozzáférésen keresztül.

                                                                                                        

A változás mértéke

Jellemzően magas a szoftverváltások aránya, sokkal gyorsabb, mint a fizikai eszközök változásának üteme.

Verziók változása

A szoftverkomponensek verziószámozása erős követelmény, amelyet számos célból ellenőrizni kell, beleértve a biztonságot, a kompatibilitást és a licencelést.

A használat mérése

A szervezetek számára gyakran komoly kihívást jelent az informatikai eszközök használatának mérése. Különösen így van ez a szoftverek használatának mérése esetében, amelyekre azonban szükség lehet az általános irányítási célok és a szerződéses feltételek teljesítésének ellenőrzése során. A szoftverhasználat mérése függhet továbbá hardver és egyéb mutatóktól, például processzorok, magok, felhasználók számától, vagy az adatok mennyiségétől.

Licencelés

A licencek kezelése és a licencfeltételek betartása a szoftvergazdálkodás egyik fő követelménye. A szoftverekre jellemzően összetett licencfeltételek vonatkoznak. Ezek gyakran változnak az egyes gyártók esetében és az egyes gyártók termékein belül is.

Elmosódott a különbség a szoftver és a hardver között

A fizikai eszközök és különösen az informatikai hardverek egyre inkább olyan fő szoftverkomponensekkel rendelkeznek, amelyek gyakran a szoftvervezérlés kérdéseit vetik fel még olyan kontextusokban is, amelyeket jellemzően tisztán fizikainak tekintenek, például:

  • beágyazott szoftverek: a fizikai eszközök egyre inkább beágyazott szoftverekkel rendelkeznek az ellenőrzéshez és/vagy a megfigyeléshez,
  • hardverfunkciók szoftveres implementációja: a hardverfunkciók egyre inkább a szoftverekben valósulnak meg, például a platform virtualizációjával és emulációjával, valamint a szoftver által definiált hálózatépítéssel.

Ajánlások

  1. Javasolt, hogy a szervezet informatikai stratégiájában jelenjen meg – külön, önálló területként – a licencgazdálkodás is!

Amennyiben egy szervezet rendelkezik átfogó és hatékony szoftverlicenc-gazdálkodási stratégiával (IT stratégia része), akkor jelentősen csökkentheti a jogi és gazdasági kockázatokat. Csak a szükséges és használt licencek után jelentkeznek a kiadások, nem fordulhat elő a licencek túlhasználata, mely komoly audit kockázatokat hordoz magában.

A szoftverek speciális tulajdonságaiból és költségességükből következik, hogy az IT gazdálkodáson belül, bizonyos méret felett – kitüntetett szerepe miatt – elkülönülten kezelendő a szoftverlicenc-gazdálkodás.

A szoftverlicenc-gazdálkodási stratégia megalkotásánál figyelemmel kell lenni a szervezet licencgazdálkodási érettségi szintjére és annak megfelelően javasolt megállapítani és megfogalmazni – határidők meghatározásával – a szoftverlicenc-gazdálkodásához fűződő célkitűzéseit.

A szoftvergazdálkodási stratégiai célok kialakításánál a kiindulási pontot az adott szervezet szoftverlicenc-gazdálkodási érettségi szintje határozza meg. Egy, a hazai szakirodalomban gyakran használt modell (lásd az alábbi ábrát) jó keretet adhat a jellemzően több éven átívelő szoftvergazdálkodási projektek felépítéséhez. A gyakorlatban a fokozatosságra, az egyes kritikus dimenziók egyre mélyülő integrálására, automatizálására, valamint optimalizációra célszerű törekedni.

Szoftverlicenc-gazdálkodás érettségi modell (IPR-Insights Hungary Kft.)

A szervezeteknek tudatosan törekedniük kell a jogi feltételeknek való megfelelésre és összhangba kell hozni a licencjogosultságaikat a tényleges telepítésekkel.

  1. Javasolt, hogy a szervezetnek legyen szoftverlicenc-gazdálkodási szabályzata!

Az IT stratégia – benne a szoftverlicenc-gazdálkodási stratégia – megalkotását követően a licencekkel történő gazdálkodás kiindulási pontja a szoftverlicenc-gazdálkodási szabályzat megalkotása. A szabályzatnak ki kell terjednie a szoftverek életútjához kapcsolódó folyamatokra, ezek szabályozására, melynek során figyelemmel kell lenni a szoftver életciklusának egyes állomásaira az igényléstől a kivezetésig. Alapvető, hogy rögzítésre kerüljenek a konkrét szoftvergazdálkodási lépések, az azokért felelős végrehajtók/szerepkörök, különös tekintettel a szoftverlicenc-gazdálkodási menedzserre. Kiemelten kell kezelni a személyi felelősségi szerepköröket, ennek megfelelően szükséges felelősségi térképet készíteni, személyhez köthető módon szükséges meghatározni a cselekvési, feladatvégzési, hozzáférési, kulcskezelési, telepítési, biztonsági, adatvédelmi, ellenőrzési követelményeket, jogosultságokat és azokat megfelelő időközönként aktualizálni kell.

A folyamat meghatározásához sorvezetőként szolgálhat az ISO/IEC 19770-1:2017 „Information technology – IT asset management systems – Requirements” szabvány, illetve az ITIL SAM „best practice” gyűjteménye.

A szabályozásban javasolt kezelni a belső fejlesztésekkel, szoftver-kiszervezési szerződésekkel kapcsolatos eljárási szabályokat is, amennyiben ilyen tevékenységek felmerülnek.

A szabályozásnak ennek megfelelően biztosítania kell, hogy az IT szoftverüzemeltetés jogtiszta licencek felhasználásával a szükséges és elégséges mennyiségű licencek rendelkezésre állásával valósuljon meg, ezért javasolható szoftverlicenc-gazdálkodásért egyszemélyi felelős kijelölése.

  1. Javasolt szoftverlicenc leltár készítése!

A licencgazdálkodási folyamat megkezdéséhez elengedhetetlen, hogy rendelkezésre álljon egy pontos hardver- és szoftver, illetve telepítési- és licencnyilvántartás. A számviteli adatok, IT nyilvántartások, és a szerződések alapján szükséges a hardver- és szoftveradatok összegyűjtése. A rendelkezésre álló licencek, számlák és szerződések adatainak feldolgozását követően kerülhet sor a szoftverlicenc leltár elkészítésére.

A nyilvántartások, kimutatások képezik a gazdálkodási, jövőbeni szoftverlicenc beszerzési döntések alapját és biztosíthatják a megtakarítási lehetőségeket.

Amennyiben nem áll rendelkezésre hálózaton keresztül történő automatikus felmérést biztosító eszköz az adatgyűjtéshez, igénnyé válhat – az érintett szervezet informatikai infrastruktúrájának nagyságától, komplexitásától, üzemeltetésének sajátosságaitól függően – beszerezni egy dedikált megoldást. Amennyiben ez nem megoldható, manuális módon szükséges az adatgyűjtést első körben elvégezni.

A szoftverhasználat és a szoftverlicenc vagyon összevetésével nyílik lehetőség az eltérések, különbségek feltérképezésére, elemzések készítésére az érintett szervezet egyedi sajátosságaira vonatkozó következtetések és teendők meghatározására.

 

 

  1. Ajánlott, hogy a szervezet rendelkezzen szoftverlicenc-gazdálkodást támogató eszközzel! (Ez nyilvánvalóan abban az esetben javasolt, ha a szervezet mérete, rendszereinek bonyolultsága, fejlettségi szintje indokolja ennek beszerzését, fenntartását.)

Bizonyos szervezeti méret és bonyolultsági fok felett informatikai támogatás nélkül nem lehet megfelelő szoftvergazdálkodást kiépíteni. A szoftver sajátos eszköz, kezelésekor tekintettel kell lenni különböző megjelenési formáira. Foglalkozni kell:

  • a felhasználói jogokat biztosító licencszerződésekkel,
  • a telepítőkészletekkel,
  • a tényleges telepítésekkel,
  • valamint a nem telepítés alapú felhasználással.

A jogszerű szoftverhasználat fenntartásához elengedhetetlen a szoftver e négy megjelenési formájának megfelelő nyilvántartása, kezelése. Az érdemi szoftvereszköz-gazdálkodás előfeltételei a következők:

  • az adatgyűjtés teljeskörűsége,
  • az alkalmazások azonosításának megfelelősége,
  • valamint a licenckezelés pontossága.

A szoftverlicenc-gazdálkodást támogató rendszer részletes tervezésekor ajánlott az optimális megoldás meghatározása. Az érintett szervezet bizonyos mérete felett indokolt informatikai célrendszer (Software Asset Management System – SAM rendszer) bevezetése, a meglévő rendszerek integrációjával.

Az érintett szervezetnek a szoftverlicenc-gazdálkodási szabályzatában lefektetett követelményeknek megfelelően javasolt bevezetni, megvalósítani, fenntartani és folyamatosan fejleszteni a szoftverlicenc-gazdálkodási rendszerüket, beleértve a szükséges folyamatokat és kapcsolódási pontokat.  A szoftverlicenc-gazdálkodási rendszer bevezetés során cselekvési tervben javasolt meghatározni a feladatokat, felelősöket és a feladatvégzés teljesítéséhez megadott határidőket.

A SAM rendszer beszerzése során a műszaki elvárásoknak szükséges kiterjednie különösen a szoftverlicenc-gazdálkodási rendszer üzemeltetésére, támogatására, adatállományának naprakészen tartására, az ismeretlen szoftverek azonosítására.

A SAM rendszer alkalmazásával saját belső ellenőrzés végezhető. Segítségével automatikusan detektálhatók a korábban nem regisztrált eszközök, szoftverek, licencek. Ezek vagy felvételre kerülhetnek a nyilvántartásba, vagy kiiktathatók a rendszerből. Biztosíthatóvá válik, hogy csak jóváhagyott konfigurációs elemek létezzenek a rendszerben.

 

A KSZG Kft. támogatás

Reméljük, hogy ajánlásunkkal segítettük az Önök munkáját és kérjük, hogy amennyiben kérdéseik merülnének fel, forduljanak hozzánk bizalommal a következő címen: info@kszg.hu

Munkájukhoz sok sikert kívánva, együttműködésüket megköszönve!

KSZG Kft.

”Tájékoztató az egyes keretmegállapodások igénybevétele esetén fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díjjal kapcsolatban*”

Tisztelt Érintett Szervezetek!
Tájékoztatjuk Önöket, hogy a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2021. január 1. napján hatályba lépett módosításával összefüggésben 2021. február 8. napján „Tájékoztatás a szoftverlicenc-gazdálkodási díjakkal kapcsolatban” címmel információkat tett közzé.
A közzétett információkat – a jogszabályváltozásból eredő kötelezettségek teljesítésének elősegítése érdekében – az alábbi gyakorlati kérdésekkel és válaszokkal kívánjuk kiegészíteni.

  1. Melyek jelenleg a szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettséggel érintett keretmegállapodások?

A Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése alapján szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettség áll fenn az alábbi keretmegállapodásokból történő beszerzések esetén:

  • EKM01MSLIC20 azonosítójú „Egyedi keretmegállapodás a KIFÜ részére Microsoft oktatási szoftverlicencek beszerzése céljából” tárgyú;
  • DKM01SAS20 azonosítójú „Meglévő SAS szoftverlicencek megújítása, bővítése, kiegészítése, valamint terméktámogatási szolgáltatások biztosítása” tárgyú;
  • DKM01OSUP20 azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencekhez kapcsolódó gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  • DKM01ISUP20 azonosítójú „Meglévő IBM szoftverlicencekhez kapcsolódó emelt szintű konzultációs és gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  • DKM01OLIC20 azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01MLIC20 azonosítójú „Meglévő Micro Focus szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01SLIC20 azonosítójú „Meglévő SAP szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01VLIC20 azonosítójú „Meglévő VMware szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01ILIC20 azonosítójú „Meglévő IBM szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  • DKM01DMS21 azonosítójú „DMS ONE licencek és kapcsolódó szolgáltatások” tárgyú.

A szoftverlicenc-gazdálkodási díj a szoftverlicencek beszerzése mellett a licenckövetési és a licenctámogatási szolgáltatások beszerzése esetén is fizetendő.

  1. Mely időponttól kezdődően áll fenn a szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetési kötelezettség?

A szoftverlicenc-gazdálkodási díjat az 1. pontban hivatkozott keretmegállapodásoknak vagy azok módosításának a Digitális Közbeszerzési Rendszerben (a továbbiakban: DKR) történő közzétételét követően megindított beszerzések vonatkozásában szükséges megfizetni.

  1. Hogyan fizeti meg az érintett szervezet a szoftverlicenc-gazdálkodási díjat?

Az érintett szervezet a szállítón keresztül fizeti meg a szoftverlicenc-gazdálkodási díjat. A fizetendő díjat a szállító, az általa kiállított számlán külön tételként szerepelteti.

  1. Mekkora a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke?

Az érintett szervezet részéről fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékének meghatározása aszerint történik, hogy Magyarországon érvényes gyártói listaár rendelkezésre áll-e. A DKÜ Zrt.-nek jelenleg nem állnak rendelkezésére olyan gyártói listaárak, illetve olyan, „a beszerzési eljárás megindítását megelőző 2 éven belül igazoltan elért, szerződött és érvényesített kedvezmény”-re vonatkozó adatok, amelyek alapján a fizetendő szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke meghatározható lenne.
Erre tekintettel – a Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése alapján – a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértékének meghatározása az alábbiak szerint történik.
–    A szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke közvetlen megrendelés esetén megegyezik az adott keretmegállapodás adatlapján rögzített „Közbeszerzési díj közvetlen megrendelés esetén” mezőben megállapított, fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.
–    A szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke verseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció esetén megegyezik az adott keretmegállapodás adatlapján rögzített, a „Közbeszerzési díj verseny újranyitás esetén” mezőben megállapított, fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.
–    Amennyiben az ajánlatkérő nevében a DKÜ Zrt. jár el, a szoftverlicenc-gazdálkodási díj mértéke megegyezik a fizetendő (köz)beszerzési díj mértékével.

  1. Mi a szoftverlicenc-gazdálkodási díj alapja?

A díj alapja a visszaigazolt közvetlen megrendelés nettó ellenértéke, verseny újranyitás vagy írásbeli konzultáció, illetve a DKÜ Zrt. eljárása esetén pedig az eljárás eredményeként létrejött egyedi visszterhes szerződés nettó ellenértéke.
Mind a DKÜ Zrt., mind a Korm. rendelet hatálya alá tartozó és az önként csatlakozó szervezetek közös érdeke, hogy elérhetőek legyenek azok a Magyarországon érvényes, kedvezményekkel nem csökkentett gyártói listaárak, amelyek alapján áttekinthetővé válnak a gyártók által biztosított kedvezmények, melynek eredményeként az érintett szervezetek minél nagyobb kedvezmény realizálhatnak.
Ezért, amennyiben az érintett szervezet rendelkezésére áll a beszerzési eljárás megindítását megelőző két éven belül általa elért, szerződött és érvényesített kedvezményt alátámasztó dokumentum vagy egyéb igazolás (pl. szerződés és az ahhoz tartozó, Magyarországon érvényes, kedvezményekkel nem csökkentett gyártói listaár dokumentuma), úgy azt az érintett szervezetnek már a beszerzési igény bejelentésekor fel kell töltenie a DKÜ Portálra és azt meg kell küldenie a kmsupport@dkuzrt.hu e-mail címre is.
Felhívjuk a figyelmet arra, hogy csak azon árlista vehető figyelembe a Korm. rendelet 14/A. § (5) bekezdése szerinti „gyártói listaárként”, amely alkalmas az érintett szervezet által azonos tárgyban a beszerzési eljárás megindítását megelőző két éven belül igazoltan elért, szerződött és érvényesített kedvezmény mérték tételes alátámasztására.
Ahol a gyártói listaárak szektoronként léteznek (pl. oktatási, kormányzati, vállalati szektorba sorolt licencek), ott az adott érintett szervezetnek a rá vonatkozó szektor gyártói listaárát kell alkalmazni. A kedvezményt a gyártói listaár és az egyedi szerződésben szereplő, azaz a keretmegállapodás második részében megajánlott és szerződött ár alapján kell meghatározni.
Általánosságban rögzíthető, hogy nem minősülnek gyártói listaárnak az alábbiak:
–    az előzetes piaci konzultáció eredményeként a benyújtott indikatív ajánlat részeként az érintett szervezet birtokába jutott árlista (ideértve az ennek során beárazott termék- és árlistát is),
–    az adott keretmegállapodás részét képező termék- és árlista.
Tájékoztatjuk, hogy a jelen dokumentum megtalálható DKR-ben (https://kozbeszerzes.dkuzrt.hu/) az érintett keretmegállapodások adatlapján is.
Az esetlegesen felmerülő kérdéseikkel forduljanak bizalommal kollégáinkhoz, a kmsupport@dkuzrt.hu címen, vagy látogassák meg honlapunkat a https://dkuzrt.hu/ címen és tájékozódjanak a GYIK menüpontban!
Együttműködésüket ezúton is köszönjük!
Tisztelettel:
Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt.”
*A fenti tájékoztatás a www.dkuzrt.hu honlapján jelent meg 2021.06.10. napján.

”Tájékoztatás a szoftverlicenc-gazdálkodási díjakkal kapcsolatban*”

Tisztelt Érintett Szervezetek!

A Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt. (a továbbiakban: DKÜ Zrt.) ezúton tájékoztatja Önöket a Nemzeti Hírközlési és Informatikai Tanácsról, valamint a Digitális Kormányzati Ügynökség Zártkörűen Működő Részvénytársaság és a kormányzati informatikai beszerzések központosított közbeszerzési rendszeréről szóló 301/2018. (XII. 27.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 2021. január 1. napján hatályba lépett módosításával kapcsolatos gyakorlati tudnivalókról.

A Korm. rendelet a DKÜ Zrt.-t jelölte ki az érintett szervezetek tekintetében a kormányzati központosított szoftverlicenc-gazdálkodási feladatok ellátására. A DKÜ Zrt. a szoftverlicenc-gazdálkodási feladatai ellátása érdekében jogosult adatszolgáltatást kérni az érintett szervezetektől a szoftverlicenc szerződéseik adatairól, gazdálkodásuk körülményeiről vagy egyéb, a központosított szoftverlicenc-gazdálkodási rendszer kialakításához, működtetéséhez szükséges adatokról.

Az érintett szervezetek szoftverlicenc-gazdálkodási díjat kötelesek fizetni a DKÜ Zrt. részére az alábbi esetekben:

  1. amennyiben a DKÜ Zrt. maga folytatja le az érintett szervezet számára a beszerzési eljárást központosított beszerzés vagy járulékos beszerzési szolgáltatás nyújtásával;
  2. amennyiben az érintett szervezet saját hatáskörben folytatja le a beszerzési eljárást oly módon, hogy a DKÜ Zrt. által megkötött keretmegállapodásból vagy más keretjellegű szerződésből elégíti ki beszerzési igényét.

A fentiek szerinti szoftverlicenc-gazdálkodási díjat – főszabály szerint – a 2021. január 1. napját követően megindított beszerzések vonatkozásában szükséges megfizetni.

A szoftverlicenc-gazdálkodási díj meghatározásának módját a Korm. rendelet 14/A.§ (5) bekezdése tartalmazza.

A szoftverlicenc-gazdálkodási díjfizetés jelenleg az alábbi keretmegállapodásokat érinti:

  1. EKM01MSLIC20 azonosítójú „Egyedi keretmegállapodás a KIFÜ részére Microsoft oktatási szoftverlicencek beszerzése céljából” tárgyú;
  2. DKM01SAS20 azonosítójú „Meglévő SAS szoftverlicencek megújítása, bővítése, kiegészítése, valamint terméktámogatási szolgáltatások biztosítása” tárgyú;
  3. DKM01OSUP20 azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencekhez kapcsolódó gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  4. DKM01ISUP20 azonosítójú „Meglévő IBM szoftverlicencekhez kapcsolódó emelt szintű konzultációs és gyártói terméktámogatási szolgáltatások” tárgyú;
  5. DKM01OLIC20 azonosítójú „Meglévő Oracle szoftverlicencek bővítése” tárgyú;
  6. DKM01MLIC20 azonosítójú „Meglévő Micro Focus szoftverlicencek bővítése” tárgyú.

A DKÜ Zrt. a fenti keretmegállapodások módosítását – a szoftverlicenc-gazdálkodási díjra tekintettel – előkészítette, mely módosításokat, az aláírást követően, az adott eljárás adatlapján közzéteszi. A szoftverlicenc-gazdálkodási díjat az érintett keretmegállapodás módosítását, és annak a Digitális Közbeszerzési Rendszerben történő közzétételét követően megindított beszerzések vonatkozásában a szállítón keresztül kell megfizetni.

Együttműködésüket ezúton is köszönjük!

Tisztelettel:

Digitális Kormányzati Ügynökség Zrt.”

*A fenti tájékoztatás a www.dkuzrt.hu honlapján jelent meg 2021.02.08.

Skip to content